Ruta crítica para planear sus eventos y sobrevivir a la Navidad

 
Diciembre es el mes más festivo del calendario: hay muchos eventos sociales y los días no alcanzan para cumplir con todas las invitaciones que nos hacen.  Por eso, quiero pasarles algunos tips para que, con tiempo y organización, hagan una ruta crítica para planear los eventos en que sean anfitriones (tanto en diciembre como el resto del año). 
 
El chiste es que se sientan como en casa, que compartamos con ellos la conversación y el cariño. Y no hay nada peor que unos anfitriones quejándose de lo cansado o caro que resultó preparar todo. Claro que es caro y cansado recibir invitados, pero no es manda, ( si no lo disfrutas, mejor no lo hagas) y es un hecho que con un poco de planeación, todo se hace más fácil y disfrutable.
 
 
Lo primero es  responder a las siguientes 5 preguntas:
 
1.QUÉ: definir el tipo de evento y el menú
 
Puede ser un desayuno, brunch, comida, cena, café o coctél.
El servicio puede ser formal, semi formal o informal.
Quizás se va a poner un buffet o por el contrario es un evento sentados con servicio de meseros. Hagan lo que quieran, pero defínanlo desde el principio.
 
Para el menú:
Hagan la lista de los platillos que quieren ofrecer, aunque al final algunos invitados les ayuden con algo.
Definan si van a servir un aperitivo, si van a preparar alguna bebida que sea el sello de su evento .Si tienen algún amigo talentoso, que les haga unas margaritas de tamarindo o unos martinis. Aprovéchenlo
Qué van a dar de botanas? Van a dejar botanas al centro o van a pasar unas charolas con canapés… bueno, aquí depende del tipo de evento, pero no importa qué tan formal sea, apunten todo lo que van a necesitar. Que no tengan que salir corriendo en el último momento a comprar galletas saladas.
El menú principal normalmente debe incluir un plato fuerte, alguna guarnición y alguna ensalada.
Al final pueden poner una barra de postres variaditos para que cada quien se sirva
No olvidar: el servicio de café o té y en estas fechas se puede también tener un buen ponche
 
2. PARA QUÉ y a quién: el motivo, los invitados
 
Es importante tener claro el motivo de la celebración y comunicárselo a los invitados. Es un evento familiar, de amigos, o de trabajo? Que sepan si es evento con parejas, sin hijos, cena sentados o coctel informal....Que todos sepan a qué van. 
También es fundamental hacer una lista de los invitados para ir llevando un control y no terminar con 40 invitados de más....o de menos. Y alguien tiene que ocuparse de  invitar y confirmar a la gente. Se vale usar el correo electrónica para algo informalón, pero en un evento semi formal o formal al menos se debe hacer 1 llamada telefónica de invitación y ya para confirmar se puede hacer por mail.
Inviten a la gente con tiempo. Eso es especialmente necesario en estas fechas y también es importantísimo confirmar a los invitados un par de días antes. 
 
3. CON QUÉ:  definir el mobiliario, equipo y recursos que necesitamos
Es una cena sentados, ¿necesitamos  rentar mesas?
¿Vamos a poner una carpa y una tarima en el jardín o por el contrario simplemente vamos a hacer un coctel y todos pueden estar parados y repartidos entre la sala y el comedor?
¿Tenemos suficiente mantelería, servilletas, vajilla, cristalería y cubiertos? Por favor asegúrense con tiempo de que sus copas, platos y cubiertos están limpios, que no están despostillados y que están completos. Si no son suficientes, consigan lo que les falta: se vale mezclar vajillas y copas y cubiertos, pero con estilo. También las servilletas de tela pueden ser distintas si las intercalamos con gracia.
¿Alcanzan nuestros platones y cubiertos para servir?
¿Vamos a rentar algo o nos lo va a prestar nuestra vecina?
¿Vamos a comprar desechables (a mí me chocan por muchas razones pero a veces son muy útiles. En cualquier caso, evítenlos en la medida de lo posible y ya si de plano los van a usar, que sea lo mínimo, nunca de unicel y de preferencia de cartón reciclado. Ahora hay unos muy monos)
No olviden establecer un presupuesto y tratar de no salirse de ahí.
 
4.COMO/QUIÉN: asignar y repartir las responsabilidades.
¿Quién va a encargarse de comprar la bebida, quién va a hacer el super o encargar la comida si acaso la compramos en alguna tienda?
¿Quién y a qué hora va a cocinar?
¿Quién va a poner la mesa? A mí me gusta poner la mesa la noche anterior para que no me quite tiempo de última hora, que es cuando todo se acelera. Lo mismo si van a montar mesas, sillas o alguna mesa de buffet. (Revisen siempre que  los manteles estén limpios y planchados con anticipación).
Pongan un centro de mesa, desde unas flores sencillas hasta un jarrón de vidrio con piedras y agua. En estas fechas pueden colocar un bonche de esferas o unas piñitas del bosque….sean creativos, no necesitan gastar tanto.
 
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Volviendo a nuestro tema, también, si van a contratar un mesero, llámenlo con tiempo, especialmente en estas fechas tan ocupadas
Si necesitan rentar mobiliario o equipo, llamen, pidan siempre al menos 2 cotizaciones y reserven con tiempo. No importa si sólo necesitan 24 vasos o por el contrario 3 juegos de sala completos, coticen, amarren la fecha de entrega para 1 día antes de su evento y encárguenle a alguien que reciba, revise y cuente todo lo que hayan pedido al momento de la entrega.
 
Importantísimo
Y esto, acepto que nos llega más a las mujeres: ¿ya decidieron qué se van a poner? ¿Está limpio y planchadito? ¿Van a ir al salón, sacaron ya su cita para el manicure?
 
5.CUÁNDO: ponerle fecha a cada pendiente
Escriban una lista con las actividades a realizar y la fecha
Por ejemplo:

  • Invitar 2 o 3 semanas antes
  • Contratar equipo y personal 10 días antes y
  • Recibir el mobiliario y equipo 1 día antes
  • Hacer las compras con varios días de anticipación,
  • Algunas cosas se pueden preparar  con anticipación y congelar
  • No dedicarle el día del evento a estar todo el día metidos en la cocina o van a estar exhaustos
  • Abastecer el bar poco a poco para ir diluyendo el gasto y tener todo listo 1 o 2 días antes
  • Las compras de última hora o recoger platillos lo pueden delegar o hacer con varias horas de anticipación: por ejemplo en la mañana si su evento es en la noche para no tener que salir de casa en el último momento.
  • También vean si es posible que les entreguen a domicilio lo que hayan encargado: entre menos vueltas tengan que dar por entre la jungla de asfalto, tanto mejor
 
El chiste  es llegar enteros y con buen ánimo a nuestra propia fiesta. Se vale delegar, se vale pedir y aceptar ayuda.
 
No vale la pena gastarse todo el ahorro en tirar la casa por la ventana.
El objetivo final al ofrecer una cena o una comida o un coctelito, por más sofisticado o sencillo que sea, es compartir con nuestra gente, dedicarles un poco de nuestro tiempo y esfuerzo para demostrarles nuestro cariño.
 
No se necesitan grandes sumas de dinero ni tanta producción, sólo un poco de creatividad y planeación. Si nos organizamos, nuestro evento va a salir mucho mejor, todo mundo va a estar más a gusto y nosotros vamos a pasarla considerablemente mejor. 
El buen vivir es disfrutar a nuestra gente, es compartirle y regalarnos a nosotros mismos el placer de recibirlos y tenerlos cerca. 


¡Que su evento salga increíble y se diviertan mucho!
 
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